Directie Secretaresse / PA

Functieomschrijving

De organisatie

Onze opdrachtgever is gespecialiseerd in de behandeling en begeleiding van kinderen met autisme in de leeftijd van 1,5 tot 18 jaar. Met als doel dat kinderen zich zoveel mogelijk kunnen ontwikkelen. het motto is dan ook: Ieder kind kan zich ontwikkelen, voor ieder kind is er een doel en een pad in het leven. De organisatie kenmerkt zich door zijn kleinschalige, individuele aanpak met oog voor het kind. Daarnaast hecht de organisatie veel waarde aan integriteit en heerst er een open en eerlijke cultuur met korte communicatielijnen.

De functie

Het verlenen van secretariële ondersteuning aan de Bestuurder en het uitvoeren van administratieve, coördinerende en organisatorische werkzaamheden.

• Verricht representatieve taken zoals het ontvangen en te woord staan van bezoekers
• Is intermediair voor de (telefonische) bereikbaarheid van de Bestuurder
• Draagt zorg voor de administratieve verwerking en verspreiding van inkomende en uitgaande post en e-mail
• Verzorgt correspondentie en stelt concept brieven en notities op
• Draagt zorg voor een geordend (digitaal) archief en documentatiesysteem
• Bereidt ten behoeve van vergaderingen van de Bestuurder en het managementteam de agenda voor
• Draagt zorg voor de verspreiding van de agenda en de vergaderstukken
• Notuleert vergaderingen en draagt zorg voor de uitwerking van de notulen
• Informeert en attendeert betrokkenen over genomen besluiten en bewaakt de afhandeling van actiepunten
• Beheert de agenda van de Bestuurder en signaleert proactief problemen
• Verstuurt uitnodigingen voor vergaderingen en houdt toezicht op het tijdig accepteren van de uitnodiging door alle deelnemers
• Reserveert vergaderruimte voor overleggen/vergaderingen en evenementen
• Coördineert en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken met in- en externe werkcontacten
• Bewaakt het voortgangstraject van in behandeling zijnde stukken
• Verzorgt samen met Facilitaire afdeling de voorbereiding van vergaderingen (presentielijst, hapjes, drankjes)
• Beheert alle cadeaubonnen en geeft maandelijks de eindstand door aan de financiële administratie
• Fiatteert op verzoek van de bestuurder online bankbetalingen, ingevoerd door de financiële administratie
• Verstuurt tijdig verjaardagskaarten naar alle medewerkers
• Beheert personeelsdossiers van managementleden
• Draagt zorg voor inloggegevens van Kvk voor het opvragen van Kvk uitreksels

Jouw profiel

-Hbo-opleiding tot directiesecretaresse, aangevuld met enkele jaren werkervaring
-Je kunt zelfstandig werken en bent pro actief
-Je bent probleem oplossend
-Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden
-Je hebt gevoel voor verhoudingen
-Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
-Sociale vaardigheden zoals tact, luistervaardigheid en een dienstverlenende houding zijn vereist bij      het fungeren als intermediair bij de representatieve in- en externe werkcontacten van de Bestuurder

Het aanbod

Een leuke functie in een gezellig team in een snel groeiende organisatie
Salaris €2381 – €3453 per maand uitgaande van een 36 urige werkweek. CAO gehandicaptenzorg is van toepassing
Een 32-36 urige werkweek
Je krijgt een contract van een half jaar, bij goed functioneren wordt het contract verlengd

Contact

Heb je interesse of wil je een dagje meelopen? Neem dan contact op met Esther Kornelis 06 426 26709 of solliciteer via onderstaand formulier.